直接雇佣TA文件条码管理系统
上海井亭软件科技有限公司
井亭工程文档条码管理系统操作说明书 V1.0
建立日期: 2015-10-10 修改日期: 文控编号:DMS201601001 作者: 胡进雄
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文档信息
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日期 | 版本 | 作者 | 修改内容 | 评审号 | 更改请求号 |
2015-10-10 | 1.0 | 初始版本 | |||
目录
1. 系统登陆 ...................................................................................................................................... 7
2. 系统设置 ...................................................................................................................................... 8
2.1 按钮管理 ............................................................................................................................ 8
2.1.1 添加按钮 ................................................................................................................. 8
2.1.2 修改按钮 ................................................................................................................. 9
2.1.3 删除按钮 ................................................................................................................. 9
2.2 菜单管理 .......................................................................................................................... 10
2.2.1 添加菜单 ............................................................................................................... 10
2.2.2 修改菜单 ............................................................................................................... 11
2.2.3 删除菜单 ............................................................................................................... 11
2.2.4 分配按钮给菜单 ................................................................................................... 12
2.3 角色管理 .......................................................................................................................... 13
2.3.1 添加角色 ............................................................................................................... 14
2.3.2 修改角色 ............................................................................................................... 14
2.3.3 删除角色 ............................................................................................................... 15
2.3.4 角色授权 ............................................................................................................... 15
3. 业务管理 .................................................................................................................................... 16
3.1 文件中心 .......................................................................................................................... 16
3.1.1 添加文件 ............................................................................................................... 16
3.1.2 修改文件 ............................................................................................................... 17
3.1.3 删除文件 ............................................................................................................... 17
3.1.4 导出文件为Excel ................................................................................................. 18
3.1.5 生成文件序列号 ................................................................................................... 19
3.1.6 PDM文件移交 ...................................................................................................... 20
3.1.7 打印文件二维码 ................................................................................................... 20
3.1.8 OA文件移交 ......................................................................................................... 21
3.1.9 删除序列号 ........................................................................................................... 21
3.1.10 设置文件存放位置 ............................................................................................. 22
3.2 文件发放单 ...................................................................................................................... 23
3.2.1 添加 ....................................................................................................................... 23
3.2.2 修改 ....................................................................................................................... 24
3.2.3 删除 ....................................................................................................................... 25
3.2.4 导出文件发放单 ................................................................................................... 25
3.2.5 保存 ....................................................................................................................... 26
3.2.6 审核 ....................................................................................................................... 27
3.2.7 弃审 ....................................................................................................................... 27
3.2.8 放弃 ....................................................................................................................... 28
3.3 文件发放列表 .................................................................................................................. 28
3.4 文件借阅单 ...................................................................................................................... 28
3.4.1 添加 ....................................................................................................................... 28
3.4.2 修改 ....................................................................................................................... 29
3.4.3 删除 ....................................................................................................................... 30
3.4.4 导出借阅单 ........................................................................................................... 31
3.4.5 保存 ....................................................................................................................... 31
3.4.6 审核 ....................................................................................................................... 32
3.4.7 弃审 ....................................................................................................................... 32
3.4.8 放弃 ....................................................................................................................... 32
3.5 文件借阅列表 .................................................................................................................. 33
3.6 文件借阅记录单 .............................................................................................................. 34
3.7 文件回收单 ...................................................................................................................... 34
3.7.1 添加 ....................................................................................................................... 34
3.7.2 修改 ....................................................................................................................... 35
3.7.3 删除 ....................................................................................................................... 35
3.7.4 导出 ....................................................................................................................... 35
3.7.5 保存 ....................................................................................................................... 36
3.7.6 审核 ....................................................................................................................... 36
3.7.7 弃审 ....................................................................................................................... 36
3.7.8 放弃 ....................................................................................................................... 36
3.8 文件回收列表 .................................................................................................................. 36
3.9 文件销毁单 ...................................................................................................................... 37
3.9.1 添加 ....................................................................................................................... 37
3.9.2 修改 ....................................................................................................................... 37
3.9.3 删除 ....................................................................................................................... 39
3.9.4 导出文件发放单 ................................................................................................... 39
3.9.5 保存 ....................................................................................................................... 40
3.9.6 审核 ....................................................................................................................... 40
3.9.7 弃审 ....................................................................................................................... 40
3.9.8 放弃 ....................................................................................................................... 40
3.9.9 文件销毁 ............................................................................................................... 40
3.10 文件销毁列表 ................................................................................................................ 41
3.11 部门文件 ........................................................................................................................ 41
4. 报表中心 .................................................................................................................................... 42
4.1 登陆日志 .......................................................................................................................... 42
4.2 操作日志 .......................................................................................................................... 42
4.3 文件一览表 ...................................................................................................................... 43
5. 基础档案 .................................................................................................................................... 43
5.1 用户管理 .......................................................................................................................... 43
5.1.1 添加 ....................................................................................................................... 44
5.1.2 修改 ....................................................................................................................... 44
5.1.3 删除 ....................................................................................................................... 44
5.1.4 角色设置 ............................................................................................................... 45
5.1.5 部门设置 ............................................................................................................... 45
5.1.6 二维码打印 ........................................................................................................... 46
5.2 部门管理 .......................................................................................................................... 46
5.2.1 添加 ....................................................................................................................... 46
5.2.2 修改 ....................................................................................................................... 47
5.2.3 删除 ....................................................................................................................... 47
5.2.4 全部展开 ............................................................................................................... 48
5.2.5 全部隐藏 ............................................................................................................... 48
5.2.6 二维码打印 ........................................................................................................... 49
5.3 存放地址 .......................................................................................................................... 49
5.3.1 添加 ....................................................................................................................... 49
5.3.2 修改 ....................................................................................................................... 50
5.3.3 删除 ....................................................................................................................... 50
5.3.4 二维码打印 ........................................................................................................... 51
6. PDA系统 .................................................................................................................................... 52
6.1 登陆 .................................................................................................................................. 52
6.2 主画面 .............................................................................................................................. 52
6.3 发放文件 .......................................................................................................................... 53
6.4 借阅单借阅文件 .............................................................................................................. 54
6.5 直接借阅文件 .................................................................................................................. 55
6.6 归还文件 .......................................................................................................................... 56
6.7 回收文件 .......................................................................................................................... 57
6.8 存放文件 .......................................................................................................................... 58
6.9 修改文件 .......................................................................................................................... 59
7. 部署环境 .................................................................................................................................... 59
7.1 软件环境 .......................................................................................................................... 59
7.2 硬件环境 .......................................................................................................................... 60
1. 系统说明
井亭工程文件条码管理软件采用WEB开发标准，通过局域网络，随时可以访问到企业办公自动化系统；可提高工作效率和减少费用，并且符合现代办公方式的发展特点。完全基于B/S结构的设计，可使用户轻松实现单点维护、全面升级。摆脱了传统C/S结构实施、维护工作复杂，升级系统时系统管理员需要四处奔波的情况。 本使用手册主要介绍工程文件条码的主要系统功能，业务流程，用于指导办公人员的正确使用。
2. 功能介绍
3. 系统登陆
打开浏览器，输入网址，在弹出的登录界面输入用户名，密码。界面如下：
图1 登录进入之后的用户界面
图2
4. 系统设置
4.1 按钮管理
功能介绍：按钮管理用于设置各子项目的功能按钮，包含功能按钮的添加、修改、删除
4.1.1 添加按钮
点击添加按钮填写按钮信息（按钮名称、标识码为必填项），填完按添加按钮保存（图3）；
图3
4.1.2 修改按钮
选择需要修改的项目，点修改按钮，修改后点修改按钮保存（图4）；
图4
4.1.3 删除按钮
选择需要删除的项目，点删除按钮，点确定（图5）；
图5
4.2 菜单管理
功能介绍：用于设置系统菜单栏项目，包含项目的添加、修改、删除以及分配
4.2.1 添加菜单
点击添加按钮填写菜单信息（菜单名称、标识码为必填项），点添加按钮保存（图6）；
图6
4.2.2 修改菜单
选择需要修改的菜单项目，点修改按钮，修改后点修改按钮保存（图7）；
图7
4.2.3 删除菜单
选择需要删除的项目，点删除按钮，点确定（图8）；
图8
4.2.4 分配按钮给菜单
选择需要分配的目录（该功能只可以对菜单二级子目录使用，系统设置、业务管理、报表中心、基础档案为一级目录）点击分配按钮，在下拉选项中选择该功能所需权限勾选后点确定，图11为选择一级目录报错提示（图9图10，图11）。
图9
图10
图11
4.3 角色管理
功能介绍：用于设置系统使用者名称、权限，包含添加、修改、删除、角色授权
4.3.1 添加角色
点击添加按钮填写角色信息（角色名称为必填项），点添加按钮保存（图12）；
图12
4.3.2 修改角色
选择需要修改的角色项目，点修改按钮，修改后点修改按钮保存（图13）；
图13
4.3.3 删除角色
选择需要删除的项目，点删除按钮，点确定（图14）；
图14
4.3.4 角色授权
选择角色点角色授权按钮，在对话框中选择该角色需要的功能权限，点授权保存（图15）。
图15
5. 业务管理
5.1 文件中心
功能介绍：用于新增、查看文件信息生成序列号等功能，文件处理的起点；
5.1.1 添加文件
点添加按钮填写文件信息（红色三角为必填项）完成后点添加保存（图16）；
图16
5.1.2 修改文件
选择需要修改的文件项目点修改按钮，完成后按修改保存（图17）；
图17
5.1.3 删除文件
选择需要删除的项目，点删除按钮点确定即可（图18）；
图18
5.1.4 导出文件为Excel
图19
5.1.5 生成文件序列号
选择需要生成系列号的文件项目，填写“文件版本”信息点确定，完成系统提示成功图20 图21）；
图20
图21
5.1.6 PDM文件移交
由外部转入系统数据，可通过查询查看文件（图22）；
图22
5.1.7 打印文件二维码
选择需要打印条码的文件项目同时选择已生成的序列号（只能打印已生成序列号文件）（图23）
图23
5.1.8 OA文件移交
由外部转入系统数据，可通过查询查看文件（图24）；
图24
5.1.9 删除序列号
选择需要删除的已生成序列号，点确定（图25），不可同时删除多个序列号（图26）；
图25
图26
5.1.10 设置文件存放位置
选择需要设置的文件项目及其序列号项目，点设置位置按钮，选择所需位置点确定保存（图27）；
图27
5.2 文件发放单
功能介绍：文件发放单制作、修改等
5.2.1 添加
点添加按钮后，填写文件信息并且选择文件发放性质（如图28），点击选择文件按钮，查找需要添加的文件、部门及份数（如图29 30），完成后点保存，保存后系统会显示制单人信息及操作时间（如图31）；若错选可点删行，无需继续编辑点放弃；
图28
图29
图30
5.2.2 修改
选择需要修改的文件项目点修改，即可对部分信息进行修改完成后点保存（图31）完
成后，系统会显示修改人信息及修改时间（如图34）；
图31
5.2.3 删除
选择需要删除的发放单点击删除即可（如图32）
图32
5.2.4 导出文件发放单
选择需要导出的文件项目，点击导出按钮，即可下载发放单的Excel表格文件（如图33）
图33
5.2.5 保存
在进行添加、修改完成时需按保存按钮完成全部操作。
5.2.6 审核
制单、修改完成后可进行审核，审核完成后系统可显示审核人及审核时间（如图34）；
图34
5.2.7 弃审
新增及修改的发放单无需审核的可直接点击弃审；
5.2.8 放弃
无需继续新增或修改的发放单可直接点击放弃按钮结束操作。
5.3 文件发放列表
功能介绍：可查看已制作发放的文件的详细信息，同时通过“详细信息”可返回文件发放单菜单进行操作（如图35）
图35
5.4 文件借阅单
功能介绍：借阅单制作、修改等
5.4.1 添加
点击添加按钮，填写编号等信息，点击选择文件按钮选择需要借阅的文件及借阅人点确定（如图36 37）后按保存；
图36
图37
5.4.2 修改
操作步骤同文件发放单；
5.4.3 删除
操作步骤同文件发放单；
5.4.4 导出借阅单
操作步骤同文件发放单；
5.4.5 保存
菜单功能同文件发放单；
5.4.6 审核
菜单功能同文件发放单；
5.4.7 弃审
菜单功能同文件发放单；
5.4.8 放弃
菜单功能同文件发放单；
5.5 文件借阅列表
5.6 文件借阅记录单
功能介绍：用于详细记录借阅文件信息，包含借阅人、所在部门、状态、归还时间等信息。（如图38） 通过PDA进行文件的借阅、归还。在系统内可以进行导出Excel
图38
5.7 文件回收单
功能介绍：用于制作、修改文件回收单；
5.7.1 添加
点击添加按钮填写编号等信息，点击选择文件选择需要回收的文件（如图39）再选择回收原因（如图40）完成后点保存；
图39
图40
5.7.2 修改
操作步骤同文件发放单；
5.7.3 删除
操作步骤同文件发放单；
5.7.4 导出文件回收单
操作步骤同文件发放单；
5.7.5 保存
菜单功能同文件发放单
5.7.6 审核
菜单功能同文件发放单
5.7.7 弃审
菜单功能同文件发放单
5.7.8 放弃
菜单功能同文件发放单
5.8 文件回收列表
功能介绍：可查看已制作回收的文件的详细信息，同时通过“详细信息”可返回文件回收单菜单进行操作（如图41）
图41
5.9 文件销毁单
功能介绍：销毁单的制作、修改等功能；
5.9.1 添加
点击添加填写编号等信息，点击选择文件，选择需要销毁的文件点确定按保存（如图42）；
图42
5.9.2 修改
操作步骤同文件发放单；
5.9.3 删除
操作步骤同文件发放单；
5.9.4 导出文件销毁单
操作步骤同文件发放单；
5.9.5 保存
菜单功能同文件发放单；
5.9.6 审核
菜单功能同文件发放单；
5.9.7 弃审
菜单功能同文件发放单；
5.9.8 放弃
菜单功能同文件发放单；
5.9.9 文件销毁
选择需要销毁的文件点击文件销毁按钮即可销毁文件。 PS：文件销毁菜单使用文件销毁菜单可在本页面作废文件项目信息，再以后的业务处理中不能使用这些文件，可以作为历史记录存档查询。
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